Dlaczego powinno być to dla Ciebie takie ważne?
Delegowanie oznacza przeniesienie odpowiedzialności za określone zadania z jednej osoby na drugą. Z punktu widzenia zarządzania, delegowanie ma miejsce wtedy, gdy osoba na wyższym stanowisku przydziela określone zadania swoim pracownikom. Delegowanie nie jest również równoznaczne ze zleceniem wykonania zadania czy też nie odpowiada podziałowi obowiązków – może on bowiem wykraczać poza kompetencje lub zakres zadań podwładnego.
Menedżerowie, którzy dzielą się odpowiedzialnością wiedzą, że nie są w stanie wszystkiego osiągnąć sami, dlatego tworzą zespół i dobierają współpracowników tak, aby poradzili sobie z zadaniami, które im wyznaczą, co z kolei wzmocni pozycję pracowników, podniesie morale i zwiększy produktywność. Delegując te zadania członkom zespołu, menedżerowie/dyrektorzy zyskują czas, który mogą skupić się na działaniach o wyższej wartości. Istotne jest to, że delegowanie zadań innym pracownikom daje poczucie zaufania i docenienie, zwiększa odpowiedzialność pracowników, a przez to również ich przywiązanie do firmy. Przenosząc to na korzyści, według badań, delegowanie pracy współpracownikom pozwala zarobić nawet 20 proc. więcej.
Dlaczego dyrektorzy boją się delegować?
Często właściciele firm, szczególnie młodzi mają poczucie, jeśli zrobią to sami, to osiągną najlepszy efekt. Wcielmy się w takiego właściciela. Założył firmę, oznacza to, że w czymś jest dobry i chce te umiejętności spieniężyć. Po co zatem ma zlecać to komuś innemu, do kogo nie ma zaufania dowiezienia efektu w 100%.
To bardzo zgubne myślenie.
Ponadto przedsiębiorcom często towarzyszą im wątpliwości:
Jak delegować i uniknąć błędów?
Poniżej opiszemy zasady i pokażemy ci jak można skutecznie to zrobić.
Jak delegować? Wiedz, co i kiedy delegować.
Delegacja przynosi korzyści obu stronom, jeśli zostanie wykonana właściwie. Nie oznacza to jednak, że można delegować wszystko. Nie powierzysz analizy wyników finansowych i spraw personalnych komuś, kto nie jest na stanowisku kierowniczym. Prawda? Na przykład analiza wyników finansowych lub wszelkie sprawy personalne powinny być załatwiane przez osobę na stanowisku kierowniczym.
Jeśli możesz odpowiedzieć „tak” przynajmniej na niektóre z powyższych pytań, być może warto powierzyć tę pracę innej osobie. Musisz się jednak zastanowić, komu zlecisz zadanie i w jaki sposób to zrobisz. Jeśli jest ktoś, kto mógłby wykonać tę pracę lepiej lub uważasz, że mógłby to być moment, w którym można się czegoś nauczyć, deleguj. Pokaże, że ufasz swojemu zespołowi i cenisz go, a jednocześnie da ci czas na skupienie się na bardziej strategicznych projektach. Aby skutecznie delegować zadania, wybierz odpowiednie zadania do delegowania, zidentyfikuj najlepszych ludzi do tego zadania i wspieraj ich po drodze.
Jeśli masz odpowiedzi „tak” na pytania o delegację zadań, rozważ przekazanie pracy komuś innemu, mając na uwadze wybór właściwej osoby i sposób przekazania. Delegowanie pokaże, jak bardzo ufasz zespołowi. Przy okazji Ty, jako prezes, może skupić się na strategicznych projektach.
Każdy pracownik powinien mieć cele, do których dąży – więc warto je poznać. W ramach tych celów powinny znajdować się chęć awansu lub powiększenia kompetencji, a co za tym idzie chęć przejęcia nowych zadań. Rodzaj pracy, którą delegujesz, może zostać uwzględniony w planie rozwoju zawodowego. Wykorzystaj mocne strony i cele swoich pracowników.
Czynniki, które należy tutaj wziąć pod uwagę obejmują: doświadczenie, wiedzę i umiejętności danej osoby w poprowadzeniu delegowanego zadania, preferowany styl pracy danej osoby i aktualne obciążenie pracą.
Prawdopodobnie w twoim zespole jest ktoś z określonym zestawem umiejętności potrzebnych do osiągnięcia pożądanego rezultatu. Weź pod uwagę znajomość mocnych i słabych stron każdego pracownika, aby przekazać odpowiedzialność odpowiednim członkom zespołu.
Samo powierzenie komuś pracy nie jest delegowaniem. Zanim ktokolwiek rozpocznie pracę nad projektem, powinien wiedzieć, cowiedzieć co i kiedy musi ukończyć oraz poznać konkretny cel zadania. Pamiętaj, że żeby oddelegować zadanie najpierw Tty musisz posiadać wszystkie najważniejsze informacje na jego temat. Pozwoli to – aby kompleksowo wyjaśnić, o cowyjaśnić o co chodzi, nakreślić rezultat i wskazać termin. Nawet jeśli masz wymyślićwymyślić́ termin, zrób to. Jeśli jest wyznaczony termin tego zadania na oddanie go np. klientowi, wskaż go danej osobie kilka dni przed. Nie zlecaj zadań na ostatnią chwilę – nowa osoba musi mieć czas, aby wdrożyć się do zadania. A zapewnienie jej odpowiedniego czasu ograniczy twój stres związany z jego wykonaniem.
Jasno określ rezultat i ograniczenia. Konieczne jest wskazanie np. czy dana osoba powinna czekać, aż powiedzą co robić? Zarekomendować, co należy zrobić, a następnie działać? Działać, a potem natychmiast raportować rezultaty? Zainicjować działanie, a następnie okresowo składać raporty?
Jeśli masz deadline, np. dla klienta, podaj go nowej osobie z wyprzedzeniem, żeby miała czas na przygotowanie. Unikaj nagłego delegowania zadań – daj czas na zaznajomienie się z nimi. To ograniczy twoje stresy.
Jasno wyznacz cele i zasady. Powiedz, czy oczekujesz dopytywania o poszczególne elementy zdania, czy potrzebujesz regularnych raportów oddelegowanej osoby.
Jeśli osoba, której delegujesz pracę, potrzebuje specjalnego szkolenia, zasobów lub uprawnień, aby ukończyć przypisany projekt, Ttwoją rolą jako menedżera jest zapewnienie tego. Wyznaczenie komuś niemożliwego zadania frustruje obie ze stron. Dopasuj zakres odpowiedzialności do zakresu uprawnień. PamiętajZrozum, że możesz delegować część odpowiedzialności, jednak nie możesz delegować ostatecznej odpowiedzialności.
Opowiadanie współpracownikowi krok po kroku, jak ma wykonać zadanie, a następnie kontrolowanie każdej części procesu, nie umożliwi mu uczenia się ani zdobywania nowych umiejętności. Nie warto wprowadzać mikromanagementu. Zamiast tego skup się na pożądanym celu końcowym i pomóż wyeliminować wszelkie luki między wynikiem a obecnym zestawem umiejętności. Rozmowa to podstawa.
Zapewnij odpowiednie wsparcie i bądź dostępny, aby odpowiedzieć na pytania. Zapewnij powodzenie projektu poprzez ciągłą komunikację i monitorowanie, jednak sSpraw, aby osoba pytająca czuła się komfortowo, bez poczucia nieudolności. Pomocne w tym może być ustawienie regularnych kontroli, znalezienia pasującego stronom sposobu komunikacji lub przekazywanie systematycznie informacji w trakcie projektu.
Ten krok jest szczególnie ważny dla perfekcjonistów, którzy unikają delegowania zadań, ponieważ uważają, że ich sposób jest jedynym sposobem na wykonanie pracy. Musisz pozwolić sobie na niepowodzenia — nie tylko dlatego, że Ttwoi pracownicy mogą ponieść porażkę, ale również dlatego, że umożliwi to eksperymentowanie i da możliwość osobom, którym przypisujesz zadania, przyjęcie nowego podejścia. Jeśli jesteś otwarty na nowe pomysły i zmianę podejścia do projektu, czyli wykonanie zadania w inny sposób niż przez Ciebie zalecany, pozwól na to – daj się przekonać do innej drogi.delegowanie zadań pozwoli na nowe kreatywne
Jako menedżer prawdopodobnie masz więcej lat doświadczenia w swojej dziedzinie. Z tego powodu zadanie, które możesz wykonać w 30 minut, przy pierwszym podejściu może zająć pracownikowi całą godzinę. Możesz ulec pokusie, aby powstrzymać się od delegowania pewnych zadań, wiedząc, że możesz je wykonać szybciej, ale bądź cierpliwy w stosunku do swoich pracowników.
Przypomnij sobie sytuację, w której po raz pierwszy na początku swojej kariery wykonałeś określone zadanie. Prawdopodobnie nie byłeś tak wydajny jak teraz. ; oObecnie masz większe doświadczenie i poprawiły się Ttwoje umiejętności zarządzania czasem W miarę dalszego delegowania zadań Ttwoi pracownicy będą lepiej zaznajomieni z zadaniami, które należy wykonać i zauważysz, że z biegiem czasu praca będzie wykonywana szybciej. A jeśli zadanie w podobnej formie powtórzy się w przyszłości, nie będziesz miał wątpliwości czy i komu je zlecić.
Oprócz monitorowania postępów powinieneś także przekazywać pracownikom informację zwrotną po wykonaniu powierzonych im zadań. Jeśli zadanie nie zostało wykonane zgodnie z harmonogramem lub niezgodnie z wytycznymi, nie bój się konstruktywnej krytyki.
Twoi pracownicy mogą wziąć pod uwagę tę opinię i wprowadzić zmiany przy następnym projekcie przydzieleniu podobnego zadania. Z drugiej strony pamiętaj o pozytywnym feedbacku i okazywaniu wdzięczności, gdy zadanie zostało wykonane dobrze. ChceszAby mieć pewność, że delegujesz skutecznie?, Poprośmożesz także poprosić swój zespół o wszelkie uwagi., jakie może Ci przekazać. Zapytaj pracowników, czy przekazałeś jasne instrukcje i ustal, czy możesz coś zrobić, aby lepiej delegować zadania i projekty w przyszłości.
Gdy oddelegujesz zadania i doprowadzisz je do końca, okaż uznanie tym, którzy wykonali tę pracę. Im bardziej dziękujesz i doceniasz osoby, którym delegowałeś pracę, tym większe jest prawdopodobieństwo, że będą chcieli Ci pomóc w innych projektach w przyszłości.
Delegowanie to kluczowa umiejętność zarządzania. Czy czujesz, że dobrze ją rozwinąłeś?
Ważne jest, aby doskonalić tę umiejętność, ponieważ rezygnacja z delegowania może mieć negatywne konsekwencje dla biznesu. Nie tylko przeciążysz swój harmonogram i nadasz niewłaściwym priorytetom zadania, ale twoi pracownicy stracą cenne możliwości uczenia się i rozwoju. Na pierwszy rzut oka może wydawać się to większym kłopotem, niż jest tego warte. Jednak skutecznie delegując zadania, możesz zwiększyć wydajność i zestaw umiejętności swojego zespołu. Jeśli tak rozplanujesz obciążenie pracą, że Ty będziesz pracować nad zadaniami, które mają dla Ciebie najwyższy priorytet, a inni ludzie będą pracować nad zadaniami znaczącymi i stanowiącymi wyzwanie, masz przepis na sukces.